Yeni Başlayacaklar İçin Outlook Önerileri

Neredeyse bütün haftasonum Outlook ile yaşadığım sorunu çözmekle geçti. Email eklerinde birçok görsel dosya alıp gönderiyoruz, uzun zamandır aynı Outlook dosyaları üzerinde çalıştığım için de birhayli büyük ve sıkıntılı bir PST dosyası haline gelmiş ve öyle görülüyor ki dosyada oluşan bir arıza sebebiyle Outlook açtığımda tüm pc kilitleniyor ve işlem yapamaz hale geliyor.

Bununla ilgili birkaç öneride bulunmak ve Outlook kullanmaya yeni başlayacakların benim düştüğüm hatalara düşmesini engellemek istiyorum. Sistematik bir yapıya oturtursanız uzun vadede sıkıntı yaşamazsınız.

1- Gelen kutusunu mümkün olduğu kadar boş tutun. Klasörler kullanın. Verimli bir çalışma için de faydalı olacaktır.

2- Klasörleri müşteriye, projeye, yıllara göre ayırabilirsiniz. Hangisi olacağına en başta karar verip buna göre ilk adımı atın. Sonra değiştirmek çok zorluyor.

3- Otomatik arşivleme, otomatik silme özelliklerini hemen ayarlayın. Uzun zaman kullanacaksanız arşivi yıllara göre ayırıp her yıl yeni dosyaya geçin. Ben bu arşivleme özelliğini ayarlarken yıllara göre ayırmayı düşünmediğim için şu an yaklaşık 4-5 yıllık ve toplamda 9GB büyüklüğünde tek bir arşiv ve 3GB büyüklüğünde bir gelen kutusu dosyasıyla uğraşmak zorunda kalıyorum.

4- Otomatik arşivleme periyotlarını mümkün olduğu kadar yakın tutun. Örneğin son 6 ay yeterli olabilir. ya da son 45 gün diyebilirsin

iz. Ama arşivlemeyi 1-2 yıl gibi uzun aralıklarda tutmayın bu kez de gelen kutusu dosyanız çok zorlanır.

5- Klasörleri uzun süre kullanacaksanız arşiv özelliğini mümkünse her klasör için ayrı dosyaya ayarlayın. Örneğin proje bazlı klasör yapıyorsanız o proje için ayrı arşivleme oluşturun. Proje ile işiniz bittiğinde arşivi kullanmanız gerekmez.

6- Otomatik kurallar için senaryolar planlayın ve geç olmadan kullanmaya başlayın.

7- Artık kullanmadığınız klasörleri gelen kutusu altında tutmayın. Farklı klasöre taşıyıp tümünü arşivleyin. 2 yıl önce bir müşterinizden gelen mail klasörde de olsa gelen kutusunu meşgul etmesin.

8- Mümkünse online servislerden birini kullanmaya başlayın. Ben geçici çözümü Google altyapısını kullanmakta buldum fakat şu an sadece son 45 günlük maillerime ulaşabileceğim. Alternatif olarak tüm email altyapısını Google hizmeti olan G Suite’e taşımayı düşünüyorum.

Bir Cevap Yazın