Verimlilik İçin Atılan Adımlar

Verimli çalışmak eskiden daha mı kolaydı?

Günümüzde verimli olmak için onlarca farklı uygulama, onlarca yardımcı araç varken acaba daha mı zorlaştı verimli olmak? Bu soruların cevapları beni bir süredir meşgul ediyordu, siz de düşünüyor musunuz?

Daha verimli olmam gerektiğini çok çok uzun zamandır düşündüğüm için bununla ilgili yardımcı olabilecek birçok araç denedim, birçok uygulamadan yardım aldım, kimileri faydalı oldu kimileri daha da zorlaştırdı. Şimdi en son attığım birkaç adımı sizlerle de paylaşmak istiyorum.

İlk Adım: Kalabalıklardan Kurtulun!

Söylediğim gibi daha verimli olmak için birçok araç denedim.

  • Springpad ile notlar almayı denedim. Başlarda iyiydi fakat sürekli iyileştirmeye çalıştıkları uygulamaları ve web arayüzü kullanışlı olmaktan uzaklaştı, Evernote gibi oldu.
  • Evernote ile notlar tutmayı ve senkronize etmeyi denedim. Karışık onlarca özellik sebebiyle tam olarak hakim olmak için birçok farklı planlama yapmak gerekli. Nasıl çalıştığını çok iyi anlayıp çok iyi bir çatı kurmalısınız ki uzun vadede gerçekten işe yarar duruma gelsin. Ben yapamadım.
  • uPad, Penultimate, Awesome Note  iPad , SimpleNote vb. birçok uygulamada notlar almayı ve senkronize etmeyi denedim. Kimileri ile yazmak işkence gibi oldu, kimileri notları iPad üzerinde bıraktı orada unutuldu.
  • Gmail + Google Tasks + Google Calendar + Google Docs kombinasyonunu freelance çalıştığım dönemde uzun süre kullandım. Mobil olmak için çok faydalı.

Fakat hep eksik olan bir şey vardı ve bu eksiklik nedeniyle hiçbirini tam olarak sindiremedim. Bazılarının mobil sürümü uygun olmuyor, bazıları web üzerine senkronize etmiyor, tümünü yapan Evernote gibi uygulamalar hantal oluyordu.

İş sebebiyle Outlook a geri döndüğüm için mobil cihazları da bununla senkronize etmek istedim, takvim ve notlar senkronize oldu, görevler eksik kaldı. Bunu da senkronize etme imkanı çıktı ama Outlook hala bana çok hantal bir uygulama olarak geldiği için ve not alma imkanı diğerleri kadar iyi olmadığı için yine olumsuz oldu. Beni pc’ye bağımlı yapıyordu. (web üzerinden sync yapmıyordu notları)

Ani bir kararla tümünü uzaklaştırdım kendimden. Springpad hesabımı kapatıp temiz bir hesap açtım, bunu farklı bir amaçla değerlendirmeyi deneyeceğim, belki bir sonraki yazımın konusu bu olabilir.

Evernote, uPad ve benzer uygulamaları iPad üzerinden kaldırdım, telefonda çok gerekli olduğunda kullanmak üzere Google Keep yüklü olarak kaldı sadece, diğer uygulamalar kaldırıldı. Bunu da hızlı bir şekilde yaz, gerekli olduğunda kullan sonra sil şeklinde değerlendireceğim zira masaüstü eklentisiyle Google Keep çok pratik bir kullanım sağlıyor.

Birden fazla uygulama üzerinde iş takibi, not takibi, dosya takibi yapmaya kalktığınızda hiçbirini takip edemez oluyorsunuz.

 

İkinci Adım: Dosyalarınızı daha iyi sınıflandırın!

Geçmişten gelen birtakım hatalarım sebebiyle bazı düzensizlikler olduğunu biliyordum. Fakat daha çok kullanmaya başlayınca bu düzensizlik de “artık düzen istiyorum” diye haykırır oldu. Eğer birden fazla işle ilgileniyorsanız ya da iş olmasa da ilgi alanınıza fazla konu giriyorsa, belki de bir slasher iseniz bu düzen sizin için de gerekli olacaktır.

 Birden fazla işle ilgilenme konusu ticari olarak yapılan işleri çağrıştırmamalı. Örneğin, ben ticari olarak sadece Nöromedya bünyesinde olsam da aynı zamanda bir blog yazarıyım, kendi blogum dışında konuk yazar olarak yazılar yayınladığım bloglar var (siz de benim blogumda konuk yazar olabilirsiniz. Tıklayın), blog yazarlığı dışında belirli periyotlarda yazılar gönderdiğim basılı yayınlar var, diğer taraftan Foursquare Türkiye Superuser Grubu‘ndayım ve burada bulunmaktan keyif alıyorum, kişisel olarak katıldığım eğitim ya da seminerler oluyor, uzun vadeli gelişim planlarım var… Tüm bunlar birer iş olarak düşünülebilir.

Dropbox çok kullanışlı ve çok pratik bir araç kabul ediyorum. Freelance çalıştığım dönemde birçok işimizi burada yürüttük, şu anda ise Nöromedya ‘da birçok iş yine Dropbox ‘un hayatımızı kolaylaştırması ile daha hızlı bitiyor. Fakat geçmişten gelen kişisel dosyalarım, lisans ders notları, ödevler, sunumlar, yüksek lisans ders notları, tezler, blog yazılarım, blogum için kullandığım uygulamalar, destek verdiğim diğer blog yazarı arkadaşlarım için kullandığımız dosyalar, eğitimlerde ya da seminerlerde kullandığımız örnekler, telefonda çekilen fotoğrafların otomatik alınmış yedekleri, 3. parti uygulamaların senkronizasyon için kullandığı dosyalar derken oldukça kalabalık ve yorucu bir hale gelen Dropbox ‘ın daha sade olmasını istedim. Aylarca açıp bakmayacağım ebook klasörü orada durdukça beni rahatsız eder olmuştu örneğin.

Diğer taraftan, öğrenciyken Google Docs üzerinden tuttuğumuz notlar, paylaştığımız ödevler, kitapların sunumları vs. yaklaşık 10 GB gibi bir yer kaplıyordu. Yine freelance çalışırken bu kanallar üzerinde oluşturduğumuz dosyalar da katıldığında muazzam bir karışıklık görünüyor, her ne kadar arama ve düzenleme imkanları çok geniş olsa da beni rahatsız ediyordu.

Şöyle bir değişiklik yaptım:

  • Dropbox üzerinde yer alan kişisel dosyalarımın tamamını Box.net hesabıma aktardım.
  • Dropbox ve pc de yer alan tüm ebookları box.net arşivine attım.
  • Dropbox da yer alan blogum ile ilgili dosyaların tümünü box.net üzerine attım.
  • Google Docs üzerinde yer alan ve doğrudan iş amacıyla oluşturmadığım tüm dosyaları box.net üzerine aktardım. Böylece orada daha ferah bir çalışma alanı bulabileceğim.

Tüm bunları yaparken bilgisayarın çeşitli yerlerinde kalmış birçok dosya da kendilerine yer buldu. Tabi yüzlerce dosya da çöpe gitti. Box.net bir nevi arşiv alanı oldu. Dropbox ve Drive ise pratik kullanımlar için.

Simplicity is the ultimate sophistication.  Leonardo Da Vinci

 

Üçüncü Adım: Görev Yönetimlerini Basitleştirme

Bu en çok zorlandığım noktalardan birisi. Denediğim birçok yöntem başarılı olmakta zorlanıyor. Günlük görev yönetimimi planlarken sabah oturup o gün yapacaklarımı bir text dosyasına ya da klasik ajandaya yazıyor, öncelik sırasına koyarak gerçekleştirebiliyorum. Fakat bu bir ekibin görev yönetimi ve iş takibi boyutuna geçince ve aynı zamanda işler kısa süreli değil, uzun vadeli olunca takip konusunda mutlaka destekleyici bir araca ihtiyaç duyuyor.

Bunun için birkaç alternatif geliştirdim aslında. Google Task ve listeler ile görev yönetimi oldukça pratik oluyor fakat takip konusu yeterince başarılı değil. Ayrıca Gmail üzerinde olmayan iş ile ilgili çalışmaları da ister istemez kişisel Gmail adreslerimize taşımamıza sebep olabiliyordu.

Outlook + iPad sync yöntemi maillerin takibi vb. konular için başarılı olabiliyor fakat bu yöntemde Outlook içindeki görev yöneticisinin basitlikten uzak ve karmaşık olması, istediğimiz gibi esnetemiyor olmamız sebebiyle çok etkin olmadı.  Bir de tabi takım ile paylaşma durumu söz konusu. Exchange server olmadan bu mümkün olmuyor maalesef.

Asana dediğinizi duyar gibiyim. Evet Asana oldukça iyi bir task management uygulaması. İlk katıldığım zaman ile şimdi arasında dağlar kadar fark var. Her geçen gün biraz daha gelişiyor. Özellikle çok kalabalık takımlar için oldukça başarılı bir servis. Halen entegrasyon aşamasındayım fakat eksik olduğunu düşündüğüm noktaları da yok değil. Sadece tek bir workstation ile çalışıyorsanız tamam ama benim kişisel bölümüm de olsun orada da bazı notlar alayim görevlerimi takip edeyim dediğinizde karışmaya ve hantallaşmaya başlıyor. Ayrıca mobil uygulamalarında da oldukça fazla eksikler var. iPad uygulaması yok, iPhone uygulaması olarak indirdiğimiz de sanırım mobil sitesini embed yapıyor, senkronize etmesi uzun süren kullanışlı olmayan bir uygulama. Yine de başarılı olacağına inanıyorum.

Görev yönetimi konusunda şu durumdayım:

  • İş ile ilgili bazı notlar Outlook ve iPad senkronizasyonunda bekliyor. Kişisel ve iş karışacağı için iPad kullanımımı kısıtlıyor. Ayrıca telefon ile senkronize olmuyor. Muhtemelen akıbeti iyi olmayacak .
  • Kişisel notlarımın bazıları Google Drive üzerinde excel dosyalarında. Ortalama ayda bir kez açıp baktığım notlar bunlar. Muhtemelen şimdilik değişmeyecek.
  • iPad üzerindeki tüm not alma uygumalarını kaldırdım. Yazma konusunda sadece WordPress ve native not uygulaması kaldı.
  • Springpad, Evernote gibi uygulamaları bu tür bir arşiv için kullanmayacağım.
  • Yanımda daha çok kalem ve kağıt taşıyorum. Hatta yazma zevkini artırmak için artık dolmakalem de kullanıyorum (stylus kalemler ile ipad üzerine yazma konusunda çok olumsuz düşüncelere sahibim)

Tüm bunlar ne kadar başarılı olacak birkaç hafta sonra görebileceğimi düşünüyorum.

Siz verimliliğinizi artırmak için neler yapıyorsunuz?

thumbs-up

 

  • reply Helen St ,

    Asana is one of the first and most popular business collaboration tools that exist, although there are also other new and more complete solutions in terms of collaboration that can offer much more than a simple business software. One of them is Comidor ( https://www.comidor.com) which is based on cloud and is a full package for every small- medium business

    • reply mustafa ,

      Bir Cevap Yazın