Elektronik posta gonderip telefonla teyit etmek

Elektronik posta profesyonel olarak kullanıldığında hayatı ne kadar kolaylaştırıyor biliyoruz. Özellikle işle ilgili konularda elektronik postayı telefona tercih eden firmalar bile mevcut. “Telefonla arama mail gönder” diyenler bile gördüm. Çünkü o insanlar belirli bir plan, program dâhilinde işlerini organize ediyor. Her şeyi yazılı olarak saklıyor, takip ediyor, planlıyor ve ihtiyaç duyduğunda açıp tekrar bakıyor. Kısaca daha verimli çalışıyor.

Profesyonel olmayan bir çevrede ise elektronik posta kullanımı tam bir işkence olmaktan kurtulamıyor. Eğer siz henüz sistemi oturtamamış bir firma iseniz ve karşınızda nispeten sizden daha ileride birileri varsa iletişim konusunda zorluklar yaşamanız kuvvetle muhtemel.

Bir de örnek vereyim. Sizden herhangi bir konu hakkında bir firmadan bilgi almanız isteniyor. Karşıdaki firmanın nasıl çalıştığını, sizin bir mail gönderdiğiniz takdirde gerekli bilgileri toplayıp size dönüş yapacaklarını biliyorsunuz ve elektronik postayı da gönderiyorsunuz. Birkaç saat sonra sizi üstlerinizden birisi çağırıp “durum nedir?” diye soruyor. Siz de bir elektronik posta gönderdiğinizi, geri dönüş beklediğinizi söylüyorsunuz. Ve şu şekilde bir diyalog yaşanıyor.

-Telefonla arayıp teyit ettin mi?
-ABC Bey, kendileri bilgileri toplayıp geri döneceklerdir.
-Sen yine de bir ara telefonda söyle, belki mail gitmemiştir hızlandırsınlar biraz.
-Tamam peki.

Firmayı arıyorsunuz.
-DEF Hanım merhaba size bir mail göndermiştim. Şu konuda bilgi almak için acaba elinize ulaştı mı? Ne zaman geri dönersiniz?

Cevap klasik.
-Mail gönderdiyseniz tekrar aramanıza gerek yok arkadaşlarımız en kısa sürede size dönecektir.

Böyle bir durumda çileden çıkmamak mümkün değil. Yöneticiniz sizden aramanızı ister, karşı taraf aramamanızı. Aramazsanız yöneticinizden azar işitirsiniz, ararsanız karşı taraftan. Bu sorunun kaynağının, belirli bir yaş üzerindeki yöneticilerin teknolojiye olan uzaklı ve yüz yüze iletişimin daha güçlü olduğuna inanmaları olduğunu düşünüyorum. Karşıdaki insanların da bir planı olduğunu düşünmeden, ben işimi yapayım mantığıyla aceleci davranmaları hem altlarındaki insanları hem de planını aksatacağından karşıdaki insanları zor durumda bırakacaktır.

Tabi ki bir de böyle planlı, sistemli çalışmayan ama ısrarla elektronik posta kullanmak isteyenler var. Gönderdiğiniz mailin okundu raporu birkaç gün sonra düşer posta kutunuza. Beklersiniz bir hafta geçer cevap vermez. Böylelerini tespit ettiğinizde hiç mail göndermeden doğrudan aramanız sizin ve geleceğiniz için daha iyi olacaktır.

Bir Cevap Yazın